Módulo 4: Microsoft OneDrive
Aprende a almacenar, sincronizar y compartir archivos en la nube.
4.1 Interfaz principal
OneDrive es tu espacio personal de almacenamiento en la nube dentro de Microsoft 365.
Elementos de la pantalla
- Mis archivos: Tu espacio personal de almacenamiento
- Recientes: Archivos que has abierto recientemente
- Compartido: Archivos que otros han compartido contigo
- Papelera de reciclaje: Archivos eliminados (recuperables durante 93 días)
OneDrive para empresas ofrece 1 TB de almacenamiento por usuario. Esto es suficiente para la mayoría de necesidades de una ONG.
4.2 Mis archivos
En "Mis archivos" encontrarás tu espacio personal. Aquí puedes organizar todos tus documentos de trabajo.
Crear una nueva carpeta
- Haz clic en + Nuevo en la parte superior
- Selecciona Carpeta
- Escribe un nombre descriptivo
- Haz clic en Crear
Subir archivos
- Arrastrar y soltar: Arrastra archivos desde tu ordenador directamente a OneDrive
- Botón Cargar: Haz clic en "Cargar" y selecciona archivos o carpetas
Crear documentos nuevos
Desde OneDrive puedes crear documentos de Office directamente:
- Documento Word: Para textos y documentos
- Libro de Excel: Para hojas de cálculo
- Presentación PowerPoint: Para presentaciones
- Formulario Forms: Para encuestas y formularios
Los documentos creados en OneDrive se guardan automáticamente. No necesitas pulsar "Guardar" constantemente.
4.3 Compartir archivos
Compartir archivos en OneDrive es más seguro y eficiente que enviar adjuntos por correo.
Cómo compartir un archivo o carpeta
- Selecciona el archivo o carpeta que quieras compartir
- Haz clic en el botón Compartir (icono de persona con +)
- Escribe el nombre o correo de las personas con las que quieres compartir
- Elige los permisos: Puede editar o Puede ver
- Opcionalmente, añade un mensaje
- Haz clic en Enviar
Tipos de permisos
- Puede editar: La persona puede ver, modificar y descargar el archivo
- Puede ver: La persona solo puede ver el archivo, sin modificarlo
Copiar enlace
También puedes crear un enlace para compartir:
- Personas específicas: Solo las personas que indiques pueden acceder
- Personas de tu organización: Cualquier persona de tu ONG con el enlace
- Cualquier persona con el enlace: Acceso público (usar con precaución)
Ten cuidado al compartir con "Cualquier persona con el enlace". Esto hace el archivo accesible públicamente. Para documentos sensibles, usa siempre "Personas específicas".
4.4 Sincronización
La sincronización te permite acceder a tus archivos de OneDrive directamente desde el explorador de archivos de tu ordenador.
Ventajas de sincronizar
- Acceso sin conexión: Trabaja con tus archivos aunque no tengas internet
- Integración con el sistema: Accede desde el Explorador de archivos (Windows) o Finder (Mac)
- Sincronización automática: Los cambios se suben a la nube cuando vuelvas a conectarte
Configurar sincronización
- Abre OneDrive en tu navegador
- Haz clic en Sincronizar en la parte superior
- Permite que se abra la aplicación de OneDrive
- Sigue las instrucciones del asistente
Archivos a petición
Con "Archivos a petición" puedes ver todos tus archivos sin que ocupen espacio en tu disco:
- Solo en línea: El archivo está en la nube. Se descarga al abrirlo
- Disponible localmente: El archivo está descargado en tu ordenador
- Siempre disponible: El archivo siempre se mantiene descargado
Para asegurar que un archivo esté disponible sin conexión, haz clic derecho sobre él y selecciona "Mantener siempre en este dispositivo".
4.5 Diferencia OneDrive vs Teams
Es importante entender cuándo usar cada herramienta para almacenar archivos:
| Característica | OneDrive | Teams (SharePoint) |
|---|---|---|
| Uso principal | Archivos personales | Archivos de equipo |
| Acceso predeterminado | Solo tú | Todo el equipo |
| Cuándo usar | Documentos personales, borradores | Proyectos colaborativos, documentos compartidos |
| Almacenamiento | 1 TB por usuario | Depende del plan de la organización |
Si el archivo es solo para ti OneDrive
Si el archivo es para el equipo Teams