Módulo 3: Microsoft Outlook
Domina el correo electrónico y gestiona tu calendario de forma eficiente.
3.1 Interfaz principal
Outlook en Microsoft 365 ofrece una interfaz moderna y organizada para gestionar tu correo electrónico.
Elementos principales de la pantalla
- Panel de navegación (izquierda): Acceso a carpetas, calendario, contactos y tareas
- Lista de mensajes (centro): Tus correos electrónicos organizados
- Panel de lectura (derecha): Vista previa del mensaje seleccionado
- Barra de herramientas (arriba): Acciones rápidas como nuevo correo, responder, etc.
Puedes personalizar la vista del panel de lectura desde Configuración > Ver > Panel de lectura. Elige si lo prefieres a la derecha, abajo o desactivado.
3.2 Gestión de carpetas
Organizar tus correos en carpetas te ayudará a mantener tu bandeja de entrada limpia y encontrar información fácilmente.
Carpetas predeterminadas
- Bandeja de entrada: Donde llegan los nuevos mensajes
- Enviados: Correos que has enviado
- Borradores: Mensajes sin terminar
- Elementos eliminados: Correos borrados (se vacía automáticamente)
- Correo no deseado: Spam detectado automáticamente
- Archivo: Para guardar correos que ya no necesitas en la bandeja de entrada
Crear una nueva carpeta
- Haz clic derecho en tu nombre de cuenta o en "Carpetas"
- Selecciona Crear nueva carpeta
- Escribe un nombre descriptivo para la carpeta
- Pulsa Enter para confirmar
Puedes crear subcarpetas dentro de otras carpetas para una organización más detallada.
3.3 Configurar firma
Una firma profesional transmite confianza y proporciona información de contacto útil.
Crear tu firma
- Ve a Configuración (icono de engranaje arriba a la derecha)
- Busca Correo > Redactar y responder
- En la sección Firma de correo electrónico, escribe tu firma
- Puedes usar el editor para dar formato (negrita, color, añadir imagen)
- Configura si quieres que aparezca en mensajes nuevos y/o respuestas
- Haz clic en Guardar
Ejemplo de firma profesional
María García López
Coordinadora de Proyectos
Fundación Solidaridad
maria.garcia@fundacionsolidaridad.org
+34 900 123 456
Mantén tu firma concisa. Incluye solo la información esencial: nombre, cargo, organización y datos de contacto principales.
3.4 Respuestas automáticas
Configura respuestas automáticas cuando estés de vacaciones o fuera de la oficina.
Activar respuestas automáticas
- Ve a Configuración (icono de engranaje)
- Busca Correo > Respuestas automáticas
- Activa Activar respuestas automáticas
- Opcionalmente, configura las fechas de inicio y fin
- Escribe el mensaje que recibirán las personas que te escriban
- Decide si también quieres enviar respuestas a contactos externos
- Haz clic en Guardar
Ejemplo de mensaje de ausencia
Hola,
Gracias por tu mensaje. Actualmente me encuentro fuera de la oficina hasta el [fecha].
Durante mi ausencia, no tendré acceso al correo electrónico. Si tu consulta es urgente, puedes contactar con [nombre] en [email].
Responderé a tu mensaje a mi regreso.
Saludos cordiales
Recuerda desactivar las respuestas automáticas cuando vuelvas a trabajar, o configura una fecha de finalización.
3.5 Calendario sincronizado
El calendario de Outlook está completamente integrado con Microsoft Teams y otras aplicaciones de Microsoft 365.
Funciones principales del calendario
- Crear eventos: Citas, reuniones, recordatorios
- Invitar participantes: Envía invitaciones por correo automáticamente
- Ver disponibilidad: Consulta cuándo están libres tus compañeros
- Calendarios compartidos: Comparte tu calendario con el equipo
- Múltiples calendarios: Crea calendarios para diferentes propósitos
Las reuniones creadas en Teams aparecen automáticamente en tu calendario de Outlook y viceversa.